Zero Based Budgeting
Endah Caratri, Partner in Financial, Accounting and Tax Services
=====================================================================================================================
Menyambung pembahasan sebelumnya mengenai Strategi dalam Meningkatkan Profitabilitas, maka ada baiknya Anda mengerti lebih dalam mengenai Zero Based Budgeting.
Dalam akuntansi manajemen, istilah ini merupakan suatu anggaran yang menetapkan setiap kategori ke nol. Hal ini berarti akan memerlukan evaluasi dari setiap item dalam laporan arus kas dan melakukan justifikasi untuk semua pengeluaran yang harus dikeluarkan oleh masing masing departemen.
Dengan demikian, Zero Based Budgeting merupakan suatu metode anggaran dengan semua biaya untuk periode yang baru akan dihitung atas dasar biaya aktual yang akan dikeluarkan dan bukan berdasarkan kenaikan sejumlah rate presentate tertentu dari biaya yang sudah dikeluarkan dalam tahun sebelumnya. Dengan metode ini, setiap kegiatan harus dijustifikasi, dapat menjelaskan berapa pendapatan yang dihasilkan dengan biaya tertentu bagi perusahaan.
Bertentangan dengan metode tradisional anggaran dengan tren masa lalu untuk penjualan/pengeluaran diperkirakan akan terus berjalan, Zero Based Budgeting mengasumsikan bahwa tidak ada saldo yang akan dibawa ke periode berikutnya atau tidak ada biaya yang merupakan komitmen sebelumnya. Dalam arti harfiah, itu adalah metode untuk membangun anggaran dengan basis sebelumnya nihil. Zero Based Budgeting meletakkan penekanan pada identifikasi tugas dan kemudian mendanai biaya yang terjadi terlepas dari struktur pengeluaran saat ini.
Langkah Dalam Melakukan Zero Based Budgeting:
1. Identifikasi tugas
2. Menemukan cara dan sarana untuk mencapai tugas
3. Mengevaluasi solusi tersebut dan juga mengevaluasi alternatif sumber dananya
4. Mengatur jumlah anggaran dan prioritas yang dianggarkan
Berikut adalah salah satu contoh dari Zero Based Budgeting untuk membantu Anda memahami cara kerjanya.
Mari kita mengambil contoh dari departemen manufaktur dari perusahaan XYZ yang menghabiskan Rp 100.000.000 pada tahun lalu. Sekarang akan dibuat anggaran belanja untuk tahun berjalan. Ada beberapa cara untuk melakukannya:
Dewan direksi perusahaan memutuskan untuk menaikkan/ menurunkan pengeluaran departemen sebesar 10 persen. Jadi departemen manufaktur dari XYZ Ltd akan mendapatkan Rp 110.000.000,- atau Rp 90.000.000,- tergantung keputusan manajemen.
Manajemen senior perusahaan dapat memutuskan untuk memberikan departemen jumlah yang sama seperti yang mereka dapatkan di tahun sebelumnya tanpa menyewa lebih banyak orang di departemen, atau meningkatkan jumlah produksinya dll. Dengan cara ini, departemen akhirnya mendapatkan Rp 100.000.000,-
Cara lain adalah, seperti telah dikatakan hal ini berbeda dengan metode tradisional, manajemen dapat menggunakan Zero Based Budgeting dengan jumlah pengeluaran tahun sebelumnya sebesar Rp 100.000.000 tidak digunakan sebagai acuan dalam perhitungan. Zero Based Budgeting akan menghitung semua biaya dari masing masing departemen dan melakukan justifikasi masing-masing. Hal ini akan mencerminkan kebutuhan sebenarnya dari departemen manufaktur dari perusahaan XYZ Ltd yang jumlahnya mungkin sekitar Rp 106.000.000.
Setelah mengerti perhitungan Zero Based Budgeting, terdapat beberapa keuntungan dari Zero Based Budgeting yang disampaikan di bawah ini:
– Akurasi: Membuat setiap departemen menghitung lagi masing-masing item dari arus kas dan menghitung biaya operasi mereka. Sampai batas tertentu hal ini dapat membantu dalam pengurangan biaya karena memberikan gambaran yang jelas tentang biaya terhadap kinerja yang diinginkan.
– Efisiensi: Cara ini membantu dalam alokasi sumber daya yang efisien karena tidak melihat angka yang lalu (hisyorical) tetapi melihat angka yang sebenarnya
– Pengurangan aktivitas berlebihan: Hal ini mengarah pada mengidentifikasi peluang dan cara yang lebih hemat dalam melakukan sesuatu dengan menghapus semua kegiatan yang tidak produktif atau berlebihan.
– Inflasi anggaran: Karena setiap item akan di justifikasi lagi, maka cara ini mengatasi kelemahan penganggaran inkremental dari inflasi anggaran.
– Koordinasi dan Komunikasi: Hal ini juga meningkatkan koordinasi dan komunikasi dalam departemen dan memotivasi karyawan dengan melibatkan mereka dalam pengambilan keputusan.
Meskipun Zero Based Budgeting terlihat seperti sebuah metode yang menguntungkan, penting juga untuk mengetahui kelemahan dari metode ini:
– Time-Consuming: Metode ini sangat menyita waktu bagi sebuah perusahaan untuk mereka lakukan setiap tahun dibandingkan metode anggaran inkremental, yang merupakan metode yang jauh lebih mudah.
– Kebutuhan Tenaga Kerja yang Tinggi: Membuat seluruh anggaran dari awal mungkin memerlukan keterlibatan sejumlah besar karyawan. Banyak departemen mungkin tidak memiliki waktu yang cukup dan sumber daya manusia yang cukup untuk melakukannya.
– Kurangnya Keahlian: Menjelaskan setiap item dan setiap biaya adalah tugas yang sulit dan membutuhkan pelatihan bagi manajer.
Kesimpulan: Zero Based Budgeting bertujuan mencerminkan biaya sebenarnya yang harus dikeluarkan oleh departemen atau negara bagian [dalam kasus pembuatan anggaran dibuat oleh pemerintah]. Meskipun memakan waktu, ini adalah cara yang lebih tepat dalam membuat anggaran. Pada akhirnya, ini adalah keputusan perusahaan apakah ingin menginvestasikan waktu dan tenaga dalam latihan budgeting untuk memperoleh jumlah yang lebih akurat atau menggunakan metode lainnya yang lebih mudah.