Delegasi yang Efektif
Fadjar Ari Dewanto, Coordinating Partner of Business Advisory Services
=====================================================================================================================
Delegasi sangat diperlukan untuk mengembangkan kapasitas manajemen, kapasitas seorang pemimpin, sekaligus secara bersamaan mengembangkan bawahan ke jenjang yang lebih tinggi dari kondisi saat ini. Pengalaman saya sebagai pengusaha, bisnis bisa terhenti saat delegasi tidak dilakukan, contoh sederhana adalah bila terjadi permintaan yang tinggi sementara tenaga yang terampil untuk memenuhinya hanya terbatas pada satu orang maka yang terjadi adalah gagalnya pemenuhan permintaan dan tentu mengakibatkan kegagalan bisnis saya. Saat permintaan demikian tingginya maka delegasi harus dilakukan, apabila seorang manajer memegang beberapa tugas sekaligus, perlu dilakukan delegasi agar kapasitasnya dapat ditingkatkan. Fungsi delegasi tentunya lebih luas dari hal tersebut, delegasi merupakan bentuk penyegaran juga bagi staf yang dipercaya melakukannya, delegasi memperluas juga pengetahuan perusahaan, delegasi mempercepat proses penggantian pemimpin atau suksesi.
Melihat fungsi delegasi yang demikian penting dalam manajemen, maka sangat diperlukan teknik melakukan delegasi dengan efektif. Dalam perusahaan yang saya pimpin, acap kali juga delegasi yang tidak efektif membuat gagalnya sebuah tugas. Delegasi yang tidak efektif dapat disebabkan karena beberapa hal, yang pertama tidak tepatnya pekerjaan yang didelegasikan dengan kesiapan kapabilitas seorang bawahan. Ketika saya mendelegasikan pekerjaan yang lebih berkadar stratejik kepada bawahan yang mengerti hal yang klerikal, tentulah membuat kegagalan tugas dalam delegasi. Sebab yang kedua adalah saat pemimpin tidak menyampaikan dengan jelas tujuan dan cara melakukan tugas yang didelegasikan, ini juga membuat gagalnya tugas yang diberikan. Selain tujuan dan cara, hal yang ketiga yang sering menjadikan proses delegasi tidak efektif adalah pemimpin tidak memberikan wewenang kepada bawahan untuk menjalankan tugas yang diberikan. Bila seorang pemimpin meminta bawahannya mewakili proses negosiasi penting diberikan otoritas atau wewenang untuk melakukannya, bila tidak akan terjadi bahwa selalu kembali kepada pemimpin dengan banyak pertanyaan, sehingga delegasi menjadi tidak efektif.
Faktor keempat dalam delegasi yang sering menjadi hambatan adalah media komunikasi yang digunakan dan cara berkomunikasi. Proses delegasi sangat membutuhkan komunikasi yang efektif, bila ini gagal dilakukan maka pendelegasian tugas dan wewenang juga menjadi tidak efektif. Tentulah sebagai pemimpin saya pernah juga belajar dari kegagalan berkomunikasi, khususnya saat saya ada dalam situasi yang begitu menegangkan, misalnya saat negosiasi namun juga mengatur skedul pertemuan dengan klien yang penting yang lain. Saat saya menyampaikannya dengan tergesa-gesa, komunikasi menjadi tidak jelas dan tentulah tugas yang dilakukan akan gagal.
Delegasi yang efktif saat saya bisa mengatasi empat hal tersebut dengan baik, menguasainya dengan tenang dan terencana sehingga tugas yang disampaikan dapat dilakukan dengan baik. Efektifitas sebuah delegasi memang sangat berhubungan dengan kematangan seorang pemimpin, kesiapan bawahan dalam menerima delegasi dan cara berkomunikasi yang dilakukan.