Saatnya Departemen Human Resources Memegang Kendali pada Masa Pandemik ini

By: | Tags: | Comments: 0 | July 1st, 2020

Ruth Berliana/ Partner in Management and Technology Services, Vibiz Consulting
==========================================================================

Hampir dapat dipastikan kasus pandemi Covid-19 yang merebak sejak awal bulan ini di tanah-air memberikan dampak terhadap perusahaan sehingga Departemen Human Resources memiliki peran yang sangat penting dalam mengelola sumber daya manusia Perusahaan. Tidak terasa telah hampir sebulan pemerintah menerapkan physical distancing dan hampir sepanjang itu jugalah, banyak perusahaan telah memberlakukan WFH, Work from Home. Bagi beberapa orang, bekerja dari rumah menjadi sebuah pengalaman tersendiri, sebab tidak perlu mengenakan atribut perkantoran serta dapat tetap dekat dengan keluarga. Namun di sisi lain, dibutuhkan kreatifitas tingkat tinggi bagi Departemen Human Resources dalam menjalankan fungsinya untuk memastikan kualitas karyawan di perusahaannya menjadi kunci pendorong keberhasilan perusahaan. Pertumbuhan dan kualitas kinerja perusahaan dalam jangka panjang sangat tergantung pada sumber daya manusianya.

Artikel ini mengambil sumber sebuah survei yang dilakukan oleh MIT Sloan Management Review pada awal April tahun 2020 ini, mencari tahu apa yang dilakukan Departemen Human Resources di seluruh dunia untuk merespon krisis COVID-19. Responden dalam survei ini Departemen Human Resources dan seluruh karyawan atau jajaran sumber daya manusia perusahaan. Survei ini menanyakan apa yang menjadi tantangan selama masa pandemik ini berlangsung. Hal pertama yang menjadi tantangan Departemen Human Resources adalah kebanyakan karyawan, atau sumber daya manusia, SDM perusahaan tidak dirancang untuk agile, atau tangkas, cepat-tanggap sekaligus memiliki kepandaian dan keterampilan. Kebanyakan SDM dirancang sebagai pelaksana pekerjaan dan bukan pengendali atas hasil dari pekerjaan itu sendiri. Pandemik ini memang seharusnya membuat perubahan cara kerja manajemen menjadi lebih responsive dan empowering SDM.

Di bawah ini adalah bagan yang menggambarkan dengan rinci issue-issue yang dihadapi oleh perusahaan-perusahaan. Pertama adalah Departemen Human Resources dan kedua adalah karyawan atau Sumber Daya Manusia (SDM).

  1. Departemen Human Resources

Ada 12 issue Departemen Human Resources yang ditemukan melalui survei ini yang dikelompokkan menjadi empat issue penting:

  1. Kesehatan fisik dan kesejahteraan (41%)
  2. Remote work (39%)
  3. Pekerjaan dan kontinuitas kerja (36%)
  4. Kesehatan mental dan beberapa hal lainnya (14%)

Secara luar biasa, sebelum pandemik ini berlangsung, 50% dari perusahaan yang menjadi responden telah membangun remote work. Rata-rata mereka memang bukanlah perusahaan institusi keuangan. Namun saat ini, semua institusi termasuk keuangan telah membangun remote work. Selain itu, para konsultan SDM pun sedang mengembangkan program untuk menciptakan pekerjaan-pekerjaan baru sebagai antisipasi atas menghilangnya beberapa pekerjaan akibat dampak pandemik yang sedang terjadi saat ini.

  1. Karyawan atau Sumber Daya Manusia (SDM Perusahaan)

Pertanyaannya adalah apakah permasalah terpenting yang ada di benak SDM? Tidak mengherankan, 81% karyawan menghadapai masalah keamanan pekerjaan. Selanjutnya, 56% adalah kesehatan dan kesejahteraan, diikuti kemudian 25% masalah keluarga, dan 20% masalah kemampuan untuk melakukan pekerjaan mereka sendiri.

Kedua tabel hasil survei di atas menyatakan masalah terbesar yang dihadapi Departemen Human Resourcess dan Karyawan atau SDM Perusahaan adalah keamanan dan kesejahteraan. Perusahaan memerlukan peran Departemen Human Resources untuk menyampaikan pesan Perusahaan kapada seluruh karywan untuk memiliki respon yang positif dan sanggup menularkan semangat pertumbuhan yang positif di tengah ketidakpastian dan perubahan. Bahkan, Departemen Human Resourcess saat ini memiliki kesanggupan untuk mengidentifikasi dengan cepat pekerjaan apa yang akan hilang dan mulailah menciptakan peran yang baru bagi SDM yang membutuhkan dalam perusahaan.

Karenanya dapat diambil kesimpulan peranan penting Departemen Human Resources bagi Perusahaan adalah fokus pada pemberdayaan SDM. Departement Human Resources diharapkan dapat secara cepat dengan cara mengembangkan program untuk mendidik, melatih, dan memberdayakan SDM untuk bekerja di rumah agar menghasilkan kinerja yang baik bagi Perusahaan.

Prioritas Utama untuk Departemen Human Resourcess

Perkembangan teknologi telah mengubah struktur Perusahaan di Indonesia, baik manufaktur maupun sektor jasa. Ketika jarak memisahkan jaringan organisasi, Departemen Human Resources harus memiliki strategi agar Perusahaan bertindak untuk menjaga koneksi antar Departemen satu dengan Departemen lainnya dan yang utama para Manajer anggota-anggota di bawah supervisi-nya sehingga suasana tetap positif dan kinerja tetap produktif.

Dua hal yang menjadi prioritas Departemen Human Resources di Perusahaan dalam masa pandemik ini adalah membentuk Departemen Crisis Center sekaligus membangun mekanisme koneksi jaringan komunikasi antar Departemen maupun Internal Departemen.

  1. Mengembangkan Crisis Center yang akan memberikan respon dengan cepat lintas unit kerja dalam organisasi perusahaan yang memiliki kemampuan mengumpulkan data secara real-time serta dapat mengidentifikasi dengan tepat di mana masalah terjadi. Unit Kerja Khusus Crisis Center ini memiliki tanggung jawab untuk memberikan respons terhadap krisis yang terjadi. Dalam hal ini, unit kerja Crisis Center harus memiliki mekanisme untuk mengetahui keberadaan setiap orang dalam organisasi Perusahaan, mulai dari Direksi, Manajer dan semua karyawan. Apakah berarti semua orang memiliki kewajiban untuk datang ke lokasi kerja atau menelepon Departemen Crisis Center untuk melaporkan keberadaan-nya pada masa pandemik ini? Tidak juga. Karena itu dibutuhkan mekanisme koneksi jaringan komunikasi yang tepat agar Unit Kerja Crisis Center memiliki sumber informasi internal yang antara lain mengenai keberadaan, kondisi kesehatan seluruh sumber daya manusia di Perusahaan sekaligus memberikan respon atas semua permasalahan yang muncul akibat pandemik ini.
  1. Mendistribusikan otoritas kepada para manajer dan anggota SDM sehingga tidak hanya bergantung pada keputusan satu orang atau segelintir orang. Dengan demikian keputusan penting dapat dengan cepat diambil oleh masing-masing unit kerja dalam organisasi. Mekanisme Koneksi Jaringan Komunikasi. Dengan diberlakukannya remote work, yang antara lain WFH, dan shift serta pembatasan jam kerja, Departemen Human Resources, melalui unit kerja khusus ini, harus memastikan setiap Direktorat dengan para Manajer-nya memiliki strategi komunikasi, kontrol jarak jauh, dan daily report sehingga dapat dipastikan bahwa Departemen Human Resources memiliki data paling akurat mengenai keberadaan serta kesehatan seluruh sumber daya manusia-nya juga keluarga-nya.

Beberapa Perusahaan, misalnya telah membangun sistem absensi digital yang dapat mendeteksi lokasi setiap karyawannya pada saat absen jam mulai bekerja dan absen selesai bekerja. Melalui aplikasi tersebut, perusahaan memberikan halaman pernyataan untuk memastikan kesehatan dan keberadaan karyawannya. Setiap hari, unit kerja Crisis Center ini melakukan pemetaan atas setiap wilayah yang terkena pandemi dan kemudian mendata benar, siapa saja karyawan yang berdomisili di wilayah tersebut. Pemantauan dilakukan dari hari ke sehari, tidak hanya atas karyawan tetapi juga keluarga mereka. Perusahaan juga dapat memberikan pesan-pesan atau informasi penting untuk disampaikan kepada seluruh karyawan, seluruh Departemen, baik Manajer maupun anggota-anggotanya. Aplikasi ini merupakan salah satu initisiatif  yang dibangun oleh Departemen Human Resources dalam perusahaan.

Demikian juga pembelajaran melalui online. Perusahaan memberikan modul wajib bagi setiap karyawan untuk membangun kompetensi untuk mendukung kinerja Perusahaan dan modul pilihan untuk membangun suasana kerja yang positif. Modul wajib misalnya dilakukan sesi tanya jawab melalui conference call atau video dan dibuat sertifkasi melalui pertanyaan dan penyelesaian kasus, tentunya hal ini berdampak terhadap penilaian hasil kerja. Modul pilihan misalnya, diadakan kelas olah raga bersama juga melalui conference call atau video. Pesan perusahaan juga disampaikan melalui voice, menggunakan aplikasi yang saat ini teknologi memampukan pemilik Perusahaan, pemimpin Perusahaan berkomunikan dengan para manajer dan seluruh karyawan. Siapakan yang memegang peranan penting ini dalam Perusahaan? Saat ini adalah waktunya untuk tim SDM mengambil peranan penting dalam tiap perusahaan.

Salam semangat!

Catatan: Penulis mengambil kosa kata Departmen Human Resources karena menggunakan MIT Sloan Management Review pada awal April tahun 2020, dimana pada tabel hasil survei menggunakan kosa-kata HR Department, yang dalam terjemahan bebas diasumsikan Departemen Human Resources. Perusahaan juga menggunakan kosa-kata Human Capital untuk Human Resources.

Leave a Reply

WhatsApp chat